Wystawianie dokumentów sprzedażowych jest czynnością, która często powtarza się według podobnego schematu, niemniej jednak nie za każdym razem przebiega w identycznych ustaleniach. Całkiem inaczej wygląda przygotowanie pojedynczej faktury dla stałego kontrahenta, a przeciwnie obsługa wielu zamówień pochodzących od różnych klientów. Z w pewnych przypadkach pojawiają się także sytuacje wymagające korekty danych, ponownego pobrania dokumentu albo sprawdzenia, kiedy dana faktura została wystawiona.
Właśnie przy takich czynnościach znaczenie ma sposób uporządkowania dokumentacji. Program do fakturowania online pozwala prowadzić wystawianie faktur w środowisku dostępnym przez internet, bez konieczności ograniczania pracy do jednego urządzenia. Równocześnie samo użytkowanie z takiego rozwiązania nie zastępuje zasad dotyczących prawidłowego wystawiania i przechowywania dokumentów. Narzędzie jest wyłącznie częścią procesu, w którym istotne pozostają też dane znajdujące się na fakturze oraz sposób ich późniejszego wykorzystania.
Przy codziennej pracy uwagę zwraca przede wszystkim liczba czynności wykonywanych przy każdym dokumencie. O ile za każdym razem trzeba od początku wpisywać dane nabywcy, adres, numer identyfikacyjny i informacje o sprzedawanych produktach lub usługach, przy większej liczbie faktur rośnie ryzyko pomyłki. Program do wystawiania faktur może przechowywać przedtem wprowadzone informacje, dzięki czemu część danych można wykorzystać ponownie. Nie należy jednak traktować zapisanych informacji jako niezmiennych. Kontrahenci zmieniają dane, a sposób rozliczenia dokładnie sprecyzowanej transakcji może wymagać innych ustawień niż poprzednia sprzedaż. W praktyce warto zatem wyrobić sobie nawyk sprawdzania dokumentu przed jego zatwierdzeniem, w szczególności gdy faktura dotyczy nowego klienta, nietypowej sprzedaży lub korekty wcześniejszego dokumentu. Mała pomyłka na etapie tworzenia może później oznaczać dodatkową pracę związaną z poprawieniem dokumentacji.
Osobną kwestią jest dostęp do historii wystawionych faktur. Przy kilku dokumentach odnalezienie konkretnej pozycji zwykle nie stanowi problemu, jednakże po kilku miesiącach liczba zapisanych faktur może być znacznie większa. Program do wystawiania faktur on-line powinien być zatem oceniany również pod względem wyszukiwania i porządkowania dokumentów. Znaczenie może posiadać sposobność filtrowania według daty, numeru, kontrahenta czy rodzaju dokumentu. Przydatna jest też możliwość pobrania faktury w najlepszym formacie, jeżeli trzeba przekazać ją księgowości lub ponownie udostępnić nabywcy. Warto co więcej sprawdzić, jak rozwiązane jest przechowywanie dokumentów oraz czy użytkownik zachowuje dostęp do wcześniejszych faktur po zmianie urządzenia. W przypadku pracy kilku osób dochodzi jeszcze kwestia uprawnień. Nie każdy użytkownik musi mieć sposobność edytowania wszystkich danych, dlatego sposób organizacji dostępu powinien odpowiadać rzeczywistemu podziałowi zadań.
Fakturowanie on-line wpływa też na sposób przekazywania dokumentów między osobami odpowiedzialnymi za sprzedaż i rozliczenia. Gdy faktura powstaje w systemie internetowym, nie należy opierać całego obiegu na papierowych kopiach, ale wciąż niezbędne jest ustalenie, kto sprawdza dokument i kiedy trafia on do dalszego rozliczenia. Przy bardziej złożonej organizacji pracy istotne staje się unikanie sytuacji, w której jedna osoba poprawia dane kontrahenta, a druga korzysta ze starej informacji zapisanej przedtem. Znaczenie moraz dostęp do internetu oraz działanie samego systemu, ponieważ praca w środowisku online jest zależna od warunków technicznych. Dlatego przy ustalaniu procedury warto uwzględnić też sytuacje nietypowe, tj. potrzeba wystawienia korekty, odnalezienia starego dokumentu czy chwilowy brak dostępu do konta. Takie przypadki pojawiają się rzadziej niż zwyczajne wystawianie faktur, niemniej jednak właśnie wówczas najlepiej widać, czy przyjęty sposób organizacji dokumentacji odpowiada faktycznym potrzebom.
Inne informacje w tym temacie: program do wystawiania faktur online.
Informacje na stronie mają charakter wyłącznie informacyjny, nie są poradą inwestycyjną, finansową czy prawną.
[Publikacja sponsorowana]
