admin Wielu przedsiębiorców najpierw wybiera darmowy program do faktur on-line, żeby sprawdzić, jak funkcjonuje takie oprogramowanie i czy będzie przydatne u nich w firmie. Jeżeli okaże się, że aplikacja działa poprawnie i wystawianie faktur nie jest trudne, dokupują pełną wersję oprogramowania. Dziś faktura on-line nie jest obowiązkowa, niemniej jednak później wszyscy będą musieli wystawiać takie dokumenty.
Fakturowanie on-line nie różni się od faktur papierowych. Na e-fakturze trzeba umieścić te same informacje, które znajdują się na fakturze tradycyjnej. Nie powinno się jej jednak wysyłać do kontrahentów w formie papierowej, wyłącznie wystarczy wysłać ją e-mailem. Wiele skryptów do fakturowania robi to automatycznie, jeżeli wprowadzona jest w nich informacja na temat adresu e-mailowego. Przed wystawieniem takiego dokumentu warto spytać o zgodę na dostarczanie faktur elektronicznych. które są tańsze i wygodniejsze. Dziś takie faktury wystawia wiele firm. Operatorzy sieci komórkowych proponują nawet swoim klientom obniżone rachunki, jeżeli już zdecydują się na faktury wystawiane elektronicznie. Jeżeli już faktura wystawiana jest online, można w tej samej chwili dostać ją na adres email – w dniu wystawienia. Jeśli zaś wysyłana jest pocztą, trzeba brać pod uwagę to, że zanim dotrze minie kilka dni. Szacuje się, że przesyłki pocztowe docierają do klientów w około 3 dni robocze. Faktury elektroniczne honorowane są we wszystkich urzędach. Podczas kontroli można przekazać je do urzędu skarbowego na dysku zewnętrznym lub przesłać w formie email. W dokładnie taki sam sposób faktury można wysyłać też do zewnętrznej firmy księgowej. I tu znowu pojawia się oszczędność – nie powinno się jeździć do księgowych z każdą fakturą, jeśli możliwe jest jej przekazanie w formie elektronicznej. Z fakturą on-line wiąże się też łatwy sposób archiwizacji. Takie faktury można przechowywać w chmurze, na dysku zewnętrznym lub w pamięci komputera. Jeżeli ktoś usunie plik z fakturą, wystawienie duplikatu jest bardzo łatwe i w wielu programach można to załatwić jednym kliknięciem.
Zobacz: faktury on line.
