W przedsiębiorstwach zajmujących się sprzedażą albo produkcją obieg produktów na prawdę bardzo często obejmuje znacznie więcej czynności, niż wynikałoby to z samego harmonogramu dostaw. Zanim przesyłka trafi do odbiorcy, powinno się ją przyjąć, sprawdzić, odpowiednio przechować, przygotować do wydania i przekazać do dalszego transportu. Właściwie każdy odcinek ma swoje ograniczenia, a ich pominięcie może powodować problemy w kolejnych częściach procesu.
Usługi logistyczne mogą być przygotowywane w różnym zakresie, zależnie od rodzaju asortymentu, liczby zamówień i sposobu prowadzenia sprzedaży. Przy niewielkiej liczbie przesyłek część działań można wykonywać bez rozbudowanego zaplecza, jednak wraz ze wzrostem liczby operacji pojawia się wymaganie dokładniejszego planowania. W praktyce znaczenie ma wręcz kolejność przyjmowania dostaw. O ile kilka transportów dociera w tym samym czasie, a magazyn dysponuje ograniczoną liczbą miejsc rozładunkowych, opóźnienie jednej czynności może przełożyć się na pozostałe. Identycznie dzieje się przy kompletowaniu zamówień, gdy produkty znajdujące się w różnorakich częściach magazynu wymagają dodatkowego czasu na zebranie i sprawdzenie.
Jednym z modeli organizacji jest przekazanie części procesów podmiotowi spoza przedsiębiorstwa. Logistyka zewnętrzna może obejmować zarówno pojedyncze zadania, jak i większy fragment obsługi przepływu towarów. Nie zawsze znaczy to rezygnację z własnego magazynu czy transportu. Często zakres jest ustalany etapami, na przykład poprzez przekazanie przewozów, obsługi zwrotów albo kompletowania zamówień, podczas gdy pozostałe czynności wciąż wykonywane są wewnętrznie. Taki układ wymaga jednak szczegółowego określenia momentu przekazania towaru i informacji. W codziennej pracy problemy pojawiają się najczęściej przy odstępstwach od planu. Zmiana godziny odbioru, korekta liczby produktów lub brak części zamówienia powodują konieczność szybkiego ustalenia, kto ma wprowadzić przekształcenie i poinformować pozostałych uczestników procesu. Jeżeli już odpowiedzialność jest niejasna, ta sama sprawa może być sprawdzana przez kilka osób lub pozostać bez reakcji. Dlatego przy organizowaniu współpracy z zewnętrznym wykonawcą znaczenie mają nie tylko zakresy podstawowych obowiązków, ale także zasady postępowania w sytuacjach nieszablonowych.
W rozbudowanych łańcuchach dostaw może pojawić się operator logistyczny odpowiedzialny za koordynowanie określonych etapów. Jego zadania mogą obejmować przyjęcie towaru, magazynowanie, przygotowanie przesyłek, organizowanie przewozów czy obsługę dokumentacji. Nie ma jednak jednego modelu, który odpowiadałby wszystkim rodzajom działalności. Innych rozwiązań wymaga dystrybucja produktów bardzo szybko rotujących, innych towary o dużych gabarytach, a jeszcze innych asortyment przechowywany przez dłuższy czas. Przy ustalaniu zakresu prac warto zwrócić uwagę na sposób przekazywania danych. Informacja o stanie magazynowym musi odpowiadać rzeczywistej sytuacji, ponieważ planowanie wysyłki na bazie nieaktualnych danych może prowadzić do konieczności ponownego kompletowania zamówienia. Ważne jest też rozdzielenie odpowiedzialności za dokumenty. Jeżeli dane dotyczące jednej przesyłki są przerabiane w kilku miejscach, bez odpowiedniej testom mogą pojawić się rozbieżności. W takich okolicznościach problem nie wynika bezpośrednio z transportu, lecz z organizacji informacji poprzedzających transport.
Na przebieg procesów wpływają także czynniki sezonowe i nagłe zmiany liczby zamówień. W okresie zwiększonego ruchu ograniczeniem może być nie tylko i wyłącznie liczba aut, lecz także powierzchnia magazynowa, dostępność stanowisk przeładunkowych czy liczba osób zajmujących się kompletacją. Nierzadko magazyn jest fizycznie wystarczający przy standardowym obciążeniu, ale przy większej liczbie dostaw zaczyna brakować miejsca na chwilowe składowanie. Wówczas kolejne partie towaru mogą oczekiwać na rozładunek, a opóźnienie przenosi się na następne zadania. Z drugiej strony utrzymywanie dużych zasobów przez całe 356 dni w roku może oznaczać przeznaczenie powierzchni i środków w okresach, gdy nie są one potrzebne w takim zakresie. Przy analizowaniu organizacji logistyki warto więc obserwować rzeczywisty przebieg pracy, a nie tylko i wyłącznie założenia zapisane w harmonogramach. Pomiar czasu kompletacji, liczby korekt zamówień, przestojów przy załadunku czy przypadków ponownego przygotowywania przesyłek daje możliwość określić, które elementy procesu są najbardziej podatne na zakłócenia i jakie ograniczenia trzeba uwzględnić przy dalszym planowaniu.
Polecana strona: outsourcing usług magazynowych.
