Kiedy firma zaczyna obsługiwać większą liczbę zamówień, dokumentów i operacji, coraz wyraźniej widać znaczenie sposobu, w jaki gromadzone są dane. Informacje dotyczące dystrybucji, magazynu, finansów czy klientów nie powinny być analizowane wyłącznie jako oddzielne zbiory, ponieważ poszczególne procesy często zależą od siebie. Z tego powodu przy wyborze narzędzia informatycznego istotne jest określenie, jakie zadania mają być realizowane w systemie, a które pozostaną oprócz nim.
Oprogramowanie Comarch może występować w różnorakich wariantach i być wykorzystywane do obsługi odmiennych obszarów działalności, dlatego samo wskazanie programu nie rozwiązuje kwestii organizacyjnych. W praktyce na prawdę dużo czasu zajmuje zobowiązanie, jak powinien wyglądać obieg informacji. Na przykład zamówienie może zostać utworzone przez dział sprzedaży, następnie natrafić do magazynu, a później zostać związane z dokumentami księgowymi. Jeżeli każdy z owych etapów jest obsługiwany według innych zasad, dosłownie sprawnie działające narzędzie może wymagać dodatkowych czynności po stronie użytkowników.
Przy kształtowaniu modyfikacji warto zwrócić uwagę na dane, które przez lata gromadziły się w stosowanych wcześniej rozwiązaniach. Nie wszystkie informacje są równie bieżące i nie wszystkie muszą być przenoszone w takim samym zakresie. Szczególnej sugestie wymagają kartoteki towarów i kontrahentów, ponieważ duplikaty lub niejednolite nazewnictwo mogą w późniejszym czasie utrudniać szukanie a także tworzenie zestawień. Problem pojawia się także wtedy, gdy te same dane są zapisywane w kilku miejscach, ale w nieco innej formie. Przed migracją trzeba więc ustalić, które źródło informacji jest właściwe i według jakich reguł dane zostaną uporządkowane. W przeciwnym przypadku błędy mogą zostać przeniesione do nowego środowiska. Nie za każdym razem jednakże prawidłowe jest usuwanie starych rekordów. Część informacji może być potrzebna ze względów księgowych, kontrolnych lub historycznych, dlatego decyzja o ich archiwizacji powinna uwzględniać sposób późniejszego dostępu do tych danych.
Wdrożenia Comarch wymagają również ustalenia, jak użytkownicy będą wykonywali swoje codzienne zadania. Zmiana programu często oznacza konwersję kolejności czynności, sposobu zatwierdzania dokumentów albo zakresu odpowiedzialności poszczególnych osób. Na etapie testów warto przeprowadzać nie tylko typowe operacje, lecz również sytuacje, które występują rzadziej. Zwrot towaru, korekta dokumentu, anulowanie zlecenia czy zmiana danych kontrahenta mogą przebiegać całkiem inaczej niż standardowa sprzedaż. Jeśli takie przypadki nie zostaną sprawdzone przedtem, problemy mogą pojawić się dopiero w trakcie normalnej pracy. Warto również obserwować, czy konsumenci rozumieją, skąd pobierane są dane i jakie konsekwencje ma ich zmiana. Zdarza się, że trudność nie wynika z samej funkcji systemu, lecz z niejasnej procedury. W takiej okoliczności kolejne modyfikacje skryptu niekoniecznie są potrzebne. Najpierw trzeba ustalić, czy problem tyczy się konfiguracji, danych, uprawnień, czy sposobu organizacji pracy.
Znaczenie ma także współpraca systemu z innymi wykorzystywanymi narzędziami. Dane mogą być przekazywane między programem sprzedażowym, magazynowym, księgowym, sklepem internetowym albo rozwiązaniami służącymi do obsługi innych procesów. Prawie każde takie połączenie wytwarza dodatkową zależność. Jeżeli zmieni się struktura danych w jednym miejscu, może mieć to wpływ na kolejne etapy przetwarzania. Dlatego w trakcie analizy warto sprawdzać nie tylko to, czy pojedyncza operacja została stworzona prawidłowo, niemniej jednak również co dzieje się z informacją w późniejszym czasie. W sytuacji oprogramowania Comarch szczegółowe znaczenie mogą mieć ustawienia poszczególnych obszarów, zakresy uprawnień oraz sposób wymiany danych z rozwiązaniami zewnętrznymi. Po uruchomieniu systemu potrzebna jest więc obserwacja rzeczywistych procesów, ponieważ część współzależności ujawnia się dopiero przy normalnym użytkowaniu. Wdrożenia Comarch mogą obejmować różny zakres prac, a ich przebieg zależy w głównej mierze od liczby użytkowników, ilości danych, stopnia skomplikowania procesów oraz liczby systemów, z którymi nowe rozwiązanie ma współpracować.
Zobacz również: comarch łódź.
