W przedsiębiorstwach, w których dzień w dzień powstają dziesiątki lub setki dokumentów, znaczenie ma nie tylko sposób ich wystawiania, lecz też to, co dzieje się z informacją później. Dane dotyczące zamówień, towarów, kontrahentów czy płatności często przechodzą przez kilka działów, a każda dodatkowa czynność wykonywana ręcznie zwiększa ryzyko pomyłki albo opóźnienia. Z tego powodu przy zmianie systemu warto najpierw przyjrzeć się rzeczywistemu obiegowi informacji.
Dopiero wówczas można określić, które działania wymagają uporządkowania, a które wynikają ze specyfiki konkretnego przedsiębiorstwa i powinny pozostać bez większych przekształceń. Wdrożenia Comarch mogą obejmować różnorodne obszary działalności, jednak ich zakres nie powinien być ustalany wyłącznie na bazie dostępnych funkcji. Znacznie ważniejsze jest określenie, jakie zadania mają być realizowane w systemie i kto będzie za nie odpowiadał.
Istotnym etapem przygotowań jest też sprawdzenie danych, które mają zostać wykorzystane po uruchomieniu nowego rozwiązania. W starszych bazach na prawdę często znajdują się rekordy, z których przedsiębiorstwo już nie korzysta, nieaktualne informacje a także pozycje powstałe w wyniku wieloletnich modyfikacji sposobu pracy. Przeniesienie ich bez selekcji może utrudniać późniejsze wyszukiwanie potrzebnych informacji. Z drugiej strony zbyt ogromne ograniczenie zakresu migracji może spowodować utratę danych potrzebnych do analiz lub obsługi wcześniejszych dokumentów. W praktyce trzeba więc ustalić, jakie informacje są nadal używane, jakie powinny zostać zachowane oraz w jakiej postaci mają znaleźć się w nowym środowisku. Tyczy się to również słowników, kartotek i oznaczeń wykorzystywanych przez pracowników. Jeżeli już te elementy zostaną przygotowane niespójnie, problemy mogą pojawić się już w trakcie pierwszych codziennych operacji.
Na przebieg pracy wpływa też sposób skonfigurowania uprawnień. Przy większej liczbie użytkowników oczywiście nie każdy powinien mieć dostęp do wszystkich danych i sposobności systemu. Innego zakresu potrzebuje osoba obsługująca sprzedaż, innego pracownik magazynu, a jeszcze innego dział zajmujący się rozliczeniami. Nie chodzi ponadto jedynie o ograniczenie dostępu, lecz również o uporządkowanie odpowiedzialności za poszczególne czynności. Oprogramowanie Comarch może być konfigurowane w zgodzie z różnymi modelami organizacyjnymi, dlatego przy ustalaniu uprawnień powinno się uwzględnić faktyczny podział obowiązków. Warto także przewidzieć sytuacje zastępstw, przekształceń stanowisk oraz okresowych zadań wykonywanych przez osoby, które na co dzień nie korzystają z danego modułu. Takie przypadki na prawdę często ujawniają niedopasowanie przyjętych ustawień do rzeczywistej organizacji pracy.
Szczególnym momentem jest przejście od przygotowań do powszechnego użytkowania systemu. Wcześniejsze testy pozwalają sprawdzić typowe operacje, niemniej jednak nie za każdym razem pokazują wszystkie sytuacje występujące w ciągu miesiąca czy roku. Dopiero praktyczna praca może ujawnić, że określona procedura trwa dłużej niż zakładano, dane są wprowadzane w niewłaściwej kolejności lub jeden proces zależy od czynności wykonywanej przez inny dział. Dlatego w trakcie wdrożenia warto obserwować nie tylko działanie poszczególnych funkcji, ale także współzależności między nimi. Każda korekta konfiguracji może mieć wpływ na inne operacje, zwłaszcza gdy kilka działów korzysta z takowych samych danych. W takich warunkach wdrożenia Comarch stają się procesem obejmującym nie tylko ustawienia techniczne, lecz także analizę sposobu pracy, przygotowanie użytkowników i stopniowe dostosowywanie procedur do warunków panujących w dokładnie sprecyzowanej organizacji.
Polecana strona: sklepy internetowe łódź.
